こんにちは！プランナーの鎌田です。

結婚式を延期や中止、または規模を縮小することにより声を掛けていたゲストを招待できなくなってしまった場合、新郎新婦としては非常に残念な思いですよね。きっとゲストも同じように残念に思っていることでしょう。

ゲストに延期や中止を知らせるためには、電話や口頭だけではなく書面でのお詫び状を送ります。

どのように、どうやって送ればいいのかをまとめました。

そもそもお詫状とは？

お詫び状とは、結婚式に向けて日程をあけてくれていたお礼と、予定変更になってしまったことへのお詫びをゲストに伝えるものです。封書にしてゲストへと送ります。

特にこの新型コロナウィルスの影響により、ゲストもふたりを心配しています。中止や延期が決まったら、手書きでなく印刷でいいのですぐに送れるようにしましょう。

お詫び状は必ず送らなければならない？

心配しているゲストには、メールや電話、または直接口頭で手っ取り早く伝える方が良いのではないかと思われるかもしれません。もちろん延期や中止が決まったら、早急に連絡の取れるツールで伝えた方が安心していただけます。早く伝わった方が、新しい予定を入れてもらうこともできますしね。

しかし、お詫び状は一般的な習慣でもあるので、特に目上の方には直接の連絡と一緒に一筆送る方が丁寧な印象になり、失礼がありません。延期や中止が決まったら、まずはメールや電話などで早急に連絡を入れた後、改めて一筆送るのがおススメです。

お詫び状　場面別の文面一例

お詫び状は封書で送ります。はがきでは他の方の目に触れてしまう可能性があるので避けましょう。以下に、招待状を送った後でのお詫び状の場面別文面一例を載せておきます。

結婚式を中止する場合のお詫び状

結婚式を延期する場合のお詫び状

結婚式を開催日未定で延期する場合のお詫び状

結婚式の規模を縮小する場合のお詫び状

結婚式を予定通り開催する場合のお知らせ

お詫び状の理由や差出人について

通常、お詫び状に延期・中止の理由を載せたくない場合は「やむなき事情」と表記するのが一般的です。伝えても構わない理由がある場合は記載して構いません。

また、送る時の差出人は「招待状の名義」と合わせれば問題ありません。新郎新婦で招待状を出していれば新郎新婦名で、両親名義で招待状を出した場合は両親名義にして送りましょう。

延期や中止にする際の具体的な流れ

中止・延期が決まった時の具体的な連絡の流れを以下に箇条書きで載せました。

□新郎新婦での話し合い、お互いの両親との話し合い

□中止・延期の判断

□結婚式の担当プランナーやドレスショップなど関係各所に連絡

□キャンセル料、延期手数料等の支払い

□ゲスト全員に連絡（電話、メール、ＬＩＮＥ、直接口頭で）

□ゲストにお詫び状の送付

□延期の場合、再度ゲストへ招待状発送

まとめ

中止・延期の決断をするのはとても残念かとは思いますが、心配してくれるゲストや関係者の皆さんへ誠実に一つずつ対処していきましょう。