こんにちは！プランナーの鎌田です。

友達の結婚式二次会で幹事を頼まれた場合、どうしたら良いでしょうか。経験が無ければどこから手を付けて、何をしたら良いのか分かりませんよね。

通算5000件の二次会に関わってきたプランナー鎌田が「これさえこなせば幹事業務は安心！」な項目を以下に用意しました。チェックリストに沿って進めていけば、誰でも幹事になれちゃいます。

今回は誰でも幹事になれるチェックリスト50より21～30をお伝えします。

【これさえあれば安心！誰でも幹事になれるチェックリスト50】

21　当日の役割分担

進行表や台本ができたら、より具体的な当日の役割分担も確認しましょう。受付を担当する人、ＢＧＭやＤＶＤなどの音響操作をする人、新郎新婦の料理を持ってくる人など、当日に誰がどう動くのか決めておきます。想定していなかった役割が出てくれば、誰が担当するのか割振りします。幹事メンバーだけでは分担が難しい場合、他ゲストに依頼できる人がいないか新郎新婦に相談しましょう。

22　備品・景品・プチギフトの購入

予算が足りなくなった場合、予定している景品数を減らしたりプチギフトの金額を変更したりする可能性もあります。変更するか、予定通りにして新郎新婦が予算不足分を出すのか、確認しましょう。

買い出しをしたら領収書やレシートは必ず受け取って、まとめておきます。領収書やレシート裏に立て替えた人の名前を記入しておくと、最終の清算がスムーズです。

23　必要な備品や小道具の買い出し

プログラムで必要な備品で、購入しなくてはならないものを手配しましょう。文房具や抽選箱、ビンゴカードやパーティーグッズは100均でも購入できます。

24　二次会会場との打合せ

二次会会場の担当者と直接打合せを行います。メインテーブルの位置をどこにするかなど、話を詰めていきましょう。前日に荷物が持ち込めるかも確認できればしておきましょう。映像・音響設備の使い方を先に教わってしまえば、当日慌てることがありません。

25　備品の準備

受付備品などで家にあるものを使用して用意する場合でも、直前に用意するのは止めましょう。不足備品があることを想定し、足りないものがあっても買い足しに行ける余裕があるよう実際に必要備品を準備しましょう。

□　ゲストリスト

□　筆記用具

□　電卓

□　金庫（金庫が無ければ、ゲストから会費を受け取った時にしまえる箱を用意しましょう）

26　ＢＧＭの準備

流したい曲がある場合は、こちらも直前に用意せず余裕を持って用意しましょう。会場がどの音源で再生可能かどうかを事前に確認して、会場機材にあった音源で用意しましょう。

27　会場へ最終予約人数の連絡

大体1週間程前までに、最終人数の連絡を希望する会場が多いです。最終人数を伝えましょう。これ以降の人数変更についても可能かどうか、どのように対応できるかを会場には確認しておきましょう。

28　最終確認

必要な備品や小道具、景品などを全て用意できたかどうか、漏れが無いかの確認をしましょう。不足備品は買い足したり、使用せずに行えるよう別の方法を考えたり対応しましょう。一度リハーサルやシミュレーションなどを行うと、見落としていることを発見できる場合もあります。

29　会場へ景品や備品等を持込

当日に運ぶのが難しい荷物があれば、会場に確認して許可を得られれば事前に会場へ運んでも良いでしょう。ただし、紛失や盗難などの可能性もあるので、貴重品や高価な物は当日持込が原則です。

30　お釣りの準備

会費制の二次会では、ゲストにお釣りを渡す場合があります。当日突然会場に両替をお願いしても、用意できないことが多いです。事前に、ある程度の金額でお釣りを用意しておきましょう。ゲスト人数が多ければ、その分お釣りを渡す割合が増えるので多めにお釣りを用意します。

 

 

次回は31～40をお伝えします。